O que é retenção de impostos na nota, e por que meu cliente pagou menos?

Retenção é quando o seu cliente desconta parte dos impostos do valor da nota e paga direto ao governo, no seu lugar. Por isso, o valor que cai na sua conta fica menor que o total da nota.

Parece que você perdeu dinheiro, mas não é bem assim: o valor retido é um imposto que a sua empresa já teria de pagar. Ele só foi pago de forma antecipada, por outra pessoa.

Por que isso existe?

É uma forma de o governo garantir a arrecadação. Em vez de depender só do prestador, ele obriga algumas empresas (principalmente as de médio e grande porte) a recolher o imposto no momento do pagamento.

Quais impostos podem ser retidos?

• ISS: o imposto municipal sobre serviços. Algumas prefeituras obrigam o cliente a reter o ISS, dependendo do tipo de serviço e de onde ele foi prestado.
• INSS: retido em serviços específicos, como limpeza, vigilância e obras (serviços com cessão de mão de obra).
• IRRF, PIS, Cofins e CSLL: impostos federais que as empresas retêm de prestadores de alguns regimes.

E se a minha empresa está no Simples Nacional?

A boa notícia é que, no Simples, a maioria das retenções federais não se aplica. Em geral, só podem acontecer:

• a retenção de ISS, quando a prefeitura exige;
• a retenção de INSS, nos serviços de cessão de mão de obra (como os do Anexo IV).

Se o cliente retiver IR, PIS, Cofins ou CSLL de uma empresa do Simples, vale conversar com ele: normalmente, basta mostrar que a sua empresa é optante do Simples Nacional.

Como não pagar duas vezes

O valor retido precisa ser descontado na hora de calcular o seu DAS. Por isso, informe sempre à contabilidade quando uma nota tiver retenção e guarde o comprovante que o cliente enviar.

Dica de ouro: na hora de negociar um contrato, pergunte ao cliente se ele faz retenções. Assim você já sabe quanto vai cair na conta e evita surpresas no fluxo de caixa.

Atualizado em: 28/09/2026